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1- License Request

To request fo a license it is necessary to have already created a Location in the platform. Once it is done, contact with your distributor to generate the license.

1.1 Necessary data for the application of a License

• ID Location

• Partner/integrator

• Distributor/Wholesaler

• Number of years of contract (from 1 to 5)

• Form of payment (monthly/annual)

• Nº APs of nº of rooms in case of sector "hospitality"

• Advanced modules to be hired

2- License Activation

After request the license. There will be a PDF with the Location data and the type of license for this one, with a code which will serve as a trigger.

To start it, go to Location > Locations and click on the button License on the Location you want to apply it.

Finally, add the License Number and click on Send Key.

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3- License managment

3.1 Listing

From the Wifi platform it is possible to visualize the status of the license and the license end date. For that access to Location > Location and click on the loup bottum. Then select the filter LICENSE STATUS and choose one of the options.

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It is also possible to filter based on the License end date to visualize more quickly the Licenses that will end in a certain period of time:

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3.2 License status 

For easy interpretation, the platform classifies the licenses in the following states:

• Pending Provision: Created license. pending to be introduce on the platform.

• Pending Start: Provisioned License. in the case of select automatic valid period, it would be pending the connection of 5 devices (MAC's) to the system. 

• In Use: The license is being used, then the contract period is in force.

• Access denied: Access denied to the system. Usually is a forced state.

• Contract finalized: The contract has finalized and the service stop working.

4- End of license notifications

When the expiration date of the contrat is soon, there will be notifications depending on the remaining days:

• First warning: 1 month before the end of the contract.

• Second warning: 15 days before the end of the contract.

• Third warning: 7 days before the end of the contract.

• Fourth warning: 1 day before the end of the contract.

• Fifth warning: end of the contract with cut-off.

• Sixth warning: Day after, reminder of possible renewal.

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5- Contract renewal

In case of license renewal, please contact the distributor.

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In this section you can view all the licenses contracted with Octopus Platform, as well as their status and associated information.

Licenses list

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El contenido de cada columna es:

• Key licencia: Código que servirá como activador de la Licencia.

• Organización: Organización asociada.

• Módulos: Módulos de la plataforma que la licencia tiene habilitados para la organización.

• APs: Límite de APs asociados.

• HABS: Límite de habitaciones asociados.

• Estado: La plataforma clasifica las licencias en los siguientes estados:

  • Pending Provision: Licencia generada, pendiente de asignar a una organización.

  • Pending Start: Licencia provisionada, pendiente de comenzar su uso. Se considera que está en uso cuando existan conexiones de 5 dispositivos.

  • In Use: La licencia está en uso, luego está vigente el periodo de contrato.

  • Access denied: Acceso denegado al sistema, donde el servicio queda indisponible. Normalmente es forzado por alguna causa contractual.

  • Contract finalized: El contrato de licencia ha concluido y el servicio deja de estar disponible.

• Fecha inicio: Fecha de inicio de la licencia, si está en uso.

• Fecha fin: Fecha final de la licencia, si está en uso.

Operaciones individuales

• Visualizar datos de licencia: Pulsando este icono se puede ver toda la información de la licencia:

  • Datos generales: Organización asociada a la licencia, fecha inicio, fecha fin, número de APs, número de habitaciones y duración de la subscripción. En la información del número de APs y habitaciones, vendrá la cantidad máxima disponible a configurar y los que están en uso.

  • Módulos Plataforma: Módulos de la plataforma contratados en la licencia.

  • Actualizaciones: Actualizaciones y cambios de estado.

  • Notificaciones: Notificaciones automáticas enviadas.

  • Asignaciones: Localizaciones para las cuales está asignada la licencia y cantidad de elementos configurados.

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Notificaciones de fin de licencia

Para evitar que el servicio en los clientes no se vea afectado, cuando esté cerca la fecha de expiración de las licencias, llegarán una serie de notificaciones:

• Primer aviso: 1 mes antes del fin del contrato.

• Segundo aviso: 15 días antes del fin del contrato.

• Tercer aviso: 7 días antes del fin del contrato.

• Cuarto aviso: 1 día antes del fin del contrato.

• Quinto aviso: Fin del contrato con corte.

• Sexto aviso: Día posterior, recordatorio de posible renovación.

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